Eine Steuerprüfung, auch als Außenprüfung bekannt, erfolgt durch das Finanzamt. Ihr Zweck ist die Überprüfung steuerlicher Angaben von Unternehmen und Selbstständigen. Dabei wird die Genauigkeit der Steuererklärungen untersucht, um die Einhaltung steuerrechtlicher Pflichten zu gewährleisten. Solche Prüfungen tragen zur Steuergerechtigkeit bei und helfen, Unstimmigkeiten oder Betrug aufzudecken.
Wichtige Punkte
- Steuerprüfungen werden vom Finanzamt zur Überprüfung der Richtigkeit von Steuerangaben durchgeführt.
- Großbetriebe werden alle drei bis vier Jahre geprüft, Kleinbetriebe alle 15 bis 20 Jahre.
- Normalerweise werden die letzten drei Jahre überprüft.
- Die Dauer einer Steuerprüfung kann von einigen Tagen bis zu mehreren Monaten betragen.
- Prüfungen dienen der Aufdeckung von Ungereimtheiten und der Wahrung der Steuergerechtigkeit.
Was ist eine Steuerprüfung?
Eine Steuerprüfung, auch oft als Außenprüfung bezeichnet, erfolgt nicht in den Räumlichkeiten des Finanzamts. Sie findet stattdessen direkt beim zu überprüfenden Unternehmen statt. Ziel ist es, alle wichtigen geschäftlichen Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums steuerlich zu überwachen. Hauptanliegen der Außenprüfung ist es, die Genauigkeit der Steuererklärungen und die korrekte Abführung der Steuern zu gewährleisten.
Unter den Begriff Steuerprüfung fällt die Untersuchung von Buchhaltungsunterlagen bis zum Betriebsvermögen. Die so genannte Betriebsprüfung zielt besonders auf Freiberufler, Gewerbetreibende und Besitzer land- und forstwirtschaftlicher Betriebe ab.
Jährlich wird bloß ein Prozent der Kleinstunternehmen in Deutschland steuerlich geprüft. Diese Prüfungen geschehen oft nach dem Zufallsprinzip. Regelmäßige Überprüfungen durch die Rentenversicherung finden meist alle vier Jahre statt. Dies hängt von der Unternehmensgröße und der Anzahl der Beschäftigten ab.
Die Bandbreite der Steuerprüfungen ist groß. Sie umfasst unter anderem die Lohnsteuer- und Umsatzsteuersonderprüfungen sowie vereinfachte Betriebsprüfungen. Die Chance auf eine solche Prüfung erhöht sich, wenn in der Steuererklärung gewisse Beträge unklar sind. Ebenso bei nicht erklärbaren Unterschieden zu den Vorjahren.
Welche Arten von Steuerprüfungen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten der Steuerprüfung, die sowohl angekündigt als auch unangekündigt durchgeführt werden. Dazu zählen die allgemeine Außenprüfung, die Lohnsteuerprüfung und die Umsatzsteuernachschau.
Bei der allgemeinen Außenprüfung werden die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens geprüft. Diese Prüfung umfasst üblicherweise die letzten 3 bis 4 Jahre. Sie betrifft Freiberufler, kleine und mittelgroße Unternehmen. Die Deutsche Rentenversicherung überprüft ebenfalls mindestens einmal alle 4 Jahre die Sozialabgaben.
Die Lohnsteuerprüfung konzentriert sich auf die korrekte Abführung der Lohnsteuer und die Berechnungen der Sozialversicherungsbeiträge. Sie ist relevant für Freiberufler, UGs, Kleinunternehmer und mittelständische Firmen mit einem Umsatz ab 900.000 €. Auch bei einem Gewinn von 56.000 € jährlich kommt sie zum Einsatz.
Die Umsatzsteuernachschau dient der Kontrolle der Umsatzsteuerabführung und erfolgt oft unerwartet. Großbetriebe mit mehr als 7,3 Mio. € Umsatz und 280.000 € Gewinn werden jährlich geprüft. Kleinere Unternehmen bis zu 145.000 € Umsatz hingegen nur alle 53 Jahre.
Zu den Sonderprüfungen gehört die Kassen-Nachschau. Sie zielt darauf ab, Bargeldtransaktionen in Geschäften und der Gastronomie auf Manipulationen zu untersuchen. Die Bundeszollverwaltung führt auch Betriebsprüfungen durch, vor allem bei Firmen, die risikobehaftete Waren handeln.
Warum und wann erfolgen Steuerprüfungen?
Steuerprüfungen werden häufig initiiert, wenn Unstimmigkeiten in der Steuererklärung auftreten. Dazu zählen Lücken, verspätete Zahlungen oder ungewöhnliche Schwankungen bei Umsätzen. Auch hohe Nachzahlungen oder wiederholt späte Abgaben deiner Steuererklärungen können eine Prüfung auslösen. Zudem wecken Abweichungen von Branchennormen oder früheren Angaben ohne klare Begründung das Interesse der Finanzbehörden.
Der Zeitpunkt einer Steuerprüfung hängt oft von der Unternehmensgröße ab. Während Großunternehmen nahezu jährlich geprüft werden, unterliegen Kleinunternehmen einem Zufallsprinzip. Für Kleinstbetriebe findet etwa alle zehn Jahre eine Überprüfung statt. Mittelständler werden ungefähr alle 10 bis 15 Jahre geprüft, große Unternehmen etwa alle 3 bis 4 Jahre.
In der Regel informiert die Finanzbehörde zwei Wochen vor einer Prüfung darüber. Bei Großbetrieben wird eine vierwöchige Vorankündigung praktiziert. Spezielle Prüfungen, oft im Umsatzsteuerbereich, können jedoch ohne Vorankündigung durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine realistische Einschätzung der steuerlichen Situation und hilft, Ungereimtheiten aufzuspüren.
Steuerprüfungen können auch nach der Geschäftsaufgabe stattfinden. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn während der Geschäftstätigkeit auffällige Probleme auftraten.
Das Hauptziel jeder Steuerprüfung ist es, eine korrekte Steuererfassung zu gewährleisten. Dies schützt die Staatskassen und sichert einen fairen Wettbewerb.
Anzeichen für eine bevorstehende Steuerprüfung
Ein klares Signal, dass eine Steuerprüfung ansteht, ist der Erhalt einer offiziellen Prüfungsanordnung vom Finanzamt. Die Ausstellung eines vorläufigen Bescheids gemäß § 164 AO, mit Vorbehalt der Nachprüfung, legt nahe, dass binnen drei Jahren eine Prüfung wahrscheinlich ist. Auffällige Differenzen in der Steuererklärung, wie signifikante Abweichungen gegenüber früheren Jahresabschlüssen, müssen daher gut begründet sein.
Ein merklicher Vermögensanstieg ohne entsprechende Umsatzerhöhung kann das Risiko einer Betriebsprüfung steigern. Markante Umsatzschwankungen ohne offensichtlichen Grund gelten ebenfalls als Anzeichen. Grundsätzlich liegt der Fokus der Finanzbehörden auf den letzten drei Geschäftsjahren, wobei die Überprüfung durchaus weiter in die Vergangenheit reichen kann.
Nach einer überraschenden Prüfung wird genau auf die Korrektheit und Vollständigkeit ausgegebener Rechnungen geachtet. Dies betrifft insbesondere die deklarierten Vorsteuerbeträge. Die Sauberkeit der Buchführung, inklusive Kassenführung und Fahrtenbuch, ist ebenfalls im Visier. Fehler hier können die Anwendung der nachteiligen 1%-Methode nach sich ziehen. Über einen Steuerberater kann man versuchen, die Frist für eine angekündigte Prüfung zu strecken, obgleich dies nicht immer Erfolg hat.
Wie erfolgt eine Steuerprüfung?
Die Einleitung einer Steuerprüfung wird durch eine offizielle Mitteilung der Finanzämter eingeleitet. Eine spezifische Prüfungsanweisung klärt den Rahmen und die Art der Prüfung. Unternehmen werden meist zwei bis vier Wochen vorher informiert, um sich angemessen vorbereiten zu können. Der Prüfer evaluiert dann vor Ort sorgfältig die Geschäftsunterlagen, wobei Kassenbücher besonders im Fokus stehen.
Der Prozess einer Betriebsprüfung variiert stark je nach Unternehmensgröße. Kleinere Betriebe könnten eine kurze Prüfung erleben, komplexe Organisationen hingegen stehen oft wochenlang oder monatelang unter Beobachtung. Insbesondere bargeldintensive Geschäfte geraten häufig ins Visier. Der Prüfer darf hierbei auch E-Mails und finanzielle Dokumente einsehen, um einen vollständigen Überblick zu gewährleisten.
Üblicherweise deckt der Prüfzeitraum die letzten drei Geschäftsjahre ab. Auffälligkeiten in Steuererklärungen oder wiederholte Verspätungen lösen oft eine Prüfung aus. Eine gesetzliche Pflicht zur Vorlage aller Buchhaltungsbelege besteht, aber abgelaufene Unterlagen sind ausgenommen.
Am Ende der Prüfung steht eine Abschlussbesprechung. Mit Unterstützung des Steuerberaters kann hier über eventuelle Nachzahlungen und deren Reduzierung verhandelt werden. Dazu gehören nicht nur die Steuernachforderungen selbst, sondern auch Verzugszinsen, die 15 Monate nach Fälligkeit der Steuer mit 0,5 % pro Monat berechnet werden.
Welche Unterlagen müssen bereitgehalten werden?
Zur Vorbereitung auf eine Steuerprüfung sind verschiedene Dokumente essentiell. Dazu zählen Geschäftsbücher, Kassenbücher, Kontoauszüge, Steuererklärungen und relevante Verträge. Es ist kritisch, diese Unterlagen vor der Steuerprüfung vollständig und in chronologischer Reihenfolge zu organisieren.
Für digitale Daten ist deren maschinelle Auswertbarkeit gemäß Vorschriften entscheidend. Seit 2002 können Finanzämter steuerlich relevante Daten elektronisch analysieren, oft mittels der Software IDEA. Die Datenübermittlung kann entweder über Z3-Zugriff (Daten auf Datenträgern mit Beschreibung), Z2-Zugriff (mittels Mitarbeitenden) oder Z1-Zugriff (direkter Zugriff auf die Buchhaltungssoftware) erfolgen.
Notwendig für die Steuerprüfung sind auch Personalausweis oder Reisepass, Steuernummer und Identifikationsnummer. Zudem der Einkommensteuerbescheid des Vorjahres oder der Vorauszahlungsbescheid und alle Kontoauszüge des betroffenen Jahres. Auch elektronische Lohnsteuerbescheinigungen müssen bereitgestellt werden.
Es ist wichtig, auch an Nachweise wie Arbeitslosengeld, Krankengeld und weiteres Sozialgeld von der Agentur für Arbeit zu denken. Rentenbescheide und Mitteilungen über Rentenanpassungen sind ebenfalls relevante Unterlagen für die Prüfung.
Ebenso unerlässlich sind Dokumente zu Mieteinnahmen, Mietverträgen und Zahlungsnachweisen. Steuerbescheinigungen und Aufstellungen über Zinsen oder andere Kapitaleinnahmen müssen vorgelegt werden. Fahrtkosten, Kilometeraufzeichnungen und Beiträge zu Berufsverbänden wie Gewerkschaften gehören auch zu den erforderlichen Nachweisen.
Was wird bei einer Steuerprüfung überprüft?
Bei einer Steuerprüfung analysieren die Behörden alles gründlich und systematisch. Sie vergleichen die Steuererklärung mit den Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsvorfällen. Sie prüfen, ob alle steuerrechtlichen Regeln eingehalten wurden. Das Ziel ist es, keine Unstimmigkeiten oder Betrugsversuche zu übersehen.
Die Steuererklärungsprüfung erstreckt sich meist über bis zu drei Geschäftsjahre. Prüfungen finden nicht oft statt, aber die Häufigkeit variiert je nach Betriebsgröße, Umsatz und steuerlichem Gewinn. Speziell in großen medizinischen Versorgungszentren kann eine Prüfung mehrere Tage oder Wochen dauern.
Steuerprüfer können spezielle Unterlagen anfordern, wie E-Mails oder ärztliche Dokumente, die finanziell relevant sind. Falls die Lagerfristen solcher Dokumente abgelaufen sind, müssen sie nicht vorgelegt werden.
Ziel der Steuerprüfung ist, die korrekte Besteuerung zu gewährleisten und Unregelmäßigkeiten zu klären. Solche Unregelmäßigkeiten können zu Nachforderungen und Strafzinsen führen.
Außerdem können Steuerprüfungen wie die Umsatzsteuer-Nachschau und Lohnsteuerprüfungen ohne Ankündigung stattfinden. Dies verstärkt die Kontrollen bei diesen Steuerarten, um die Gesetzeskonformität zu sichern.
Wie können Sie sich auf eine Steuerprüfung vorbereiten?
Eine sorgfältige Vorbereitung Steuerprüfung ist entscheidend für Erfolg. Unternehmen sollten ihre Unterlagen, wie Buchhaltungsbelege, Rechnungen und Verträge prüfen. Eine transparente Dokumentation unterstützt den Prüfungsprozess. Sie kann bereits im Vorfeld Probleme identifizieren und lösen.
Statistiken weisen darauf hin, dass 95% der Steuerprüfungen die Ausgaben genau untersuchen. Mindestens 10 verschiedene Belege sind nötig, um Ihre Angaben zu unterstützen. Dies dient dazu, Unklarheiten zu beseitigen und die Prüfungsdauer zu verkürzen.
Bei komplexen Steuerfällen oder vorangegangenen Anpassungen empfiehlt sich die Beratung durch ein Steuerbüro. Ein Steuerberater kann Tipps für Steuerprüfung geben und bei der Vermeidung von Unregelmäßigkeiten helfen. Eine frühzeitige Selbstanzeige kann Strafen verhindern und steht 100% der Fälle offen.
Die Vorbereitung beinhaltet auch das Ausfüllen von Fragebögen und das Sammeln von Dokumenten. Unternehmen müssen alle notwendigen Infos bereitstellen, um eine genaue Steuereinschätzung zu ermöglichen. Gegen abgelehnte Steuerbescheide kann binnen 30 Tagen Einspruch eingelegt werden. Ein präzises Dokumentenmanagement ist daher von größter Bedeutung.
Regelmäßige Bewertungen der Steuerrisiken sind unerlässlich. Strategien zur Risikominimierung sollten langfristig geplant und umgesetzt werden. Durch proaktives Handeln kann der Steuerprüfungsprozess ohne unerwartete Schwierigkeiten verlaufen. Eine effektive Vorbereitung Steuerprüfung erfordert vorbereitende Maßnahmen und genaues Arbeiten.
Folgen einer Steuerprüfung
Je nach dem Ergebnis der Steuerprüfung, können verschiedenartige Folgen eintreten. Dazu gehören Nachzahlungen, Strafen oder sogar Steuererstattungen. Auf Unstimmigkeiten reagiert das Finanzamt mit Korrekturen der Steuerangaben. Eine abschließende Besprechung informiert detailliert über alle vorgenommenen Änderungen.
Steuerliche Vergehen können ein Steuerstrafverfahren nach sich ziehen. Oft wird der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Lauf des Verfahrens fallengelassen. Meistens beginnt das Strafverfahren nach der äußeren Prüfung. Es kann zu langen Ermittlungen mit hohen Geld- oder Freiheitsstrafen führen.
Ungeklärte Geldzuflüsse oder große Privatentnahmen ohne klare Verwendung begründen oft ein Steuerstrafverfahren. Buchhaltungsmängel können zur Einstellung des Verfahrens durch den Prüfer führen. Fehler in der Kassenführung ziehen ebenfalls signifikante Konsequenzen nach sich. Eine unangemessene Kassenführung ermöglicht dem Finanzamt, eine Schätzung der Steuergrundlagen durchzuführen.
Im Jahr 2019 waren bundesweit 13.341 Prüfer aktiv und stellten ein Mehrergebnis von etwa 15,2 Milliarden Euro fest. 2020 verringerte sich die Zahl der Prüfer auf 12.664, mit einem Ergebnis von rund 11,2 Milliarden Euro. Von den erfassten Betrieben wurden 152.649 untersucht. Dabei ergab sich eine durchschnittliche Nachzahlung von 73.000 Euro pro Betriebsprüfung.
Bei verspäteter Datenübermittlung an das Finanzamt kann ein Verzögerungsgeld bis zu 250.000 Euro verhängt werden. Im Gastgewerbe ist die Überprüfung der Einnahmen und des Wareneinsatzes essentiell. Einnahmen durch Getränke sollten maximal 35 Prozent der Gesamteinnahmen ausmachen. Der Wareneinsatz sollte unter 25 Prozent bleiben.
Tipps zur Vermeidung von Problemen bei einer Steuerprüfung
Um einer Steuerprüfung sorgenfrei entgegenzusehen, ist akkurate Buchführung entscheidend. Unvollständige oder falsche Unterlagen ziehen häufig kritische Fragen des Finanzamts nach sich. Diese können dazu führen, dass Steuervorteile gestrichen werden. Daher ist es wichtig, alle steuerlichen Fristen einzuhalten, egal ob es sich um Einkommen-, Gewerbe- oder Umsatzsteuer handelt.
Verspätete Einreichungen können nicht nur zusätzliche Kosten verursachen, sondern auch das Vertrauen des Finanzamts schmälern.
Ein proaktiver Umgang mit dem Finanzamt kann durch regelmäßige Checks der Buchhaltung sichergestellt werden. Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist Genauigkeit besonders wichtig, um keine unnötigen Prüfungen zu riskieren. In Branchen, in denen viel mit Bargeld gearbeitet wird, wie Restaurants und Bäckereien, ist eine präzise Kassenführung essentiell.
Dies hilft, Schätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden. Wichtig ist ebenfalls die sorgfältige Dokumentation von Bareinzahlungen. Fehlende Belege erhöhen das Risiko von Steuernachforderungen. Die Befolgung der GoBD ist unerlässlich, um eine problemlose Betriebsprüfung sicherzustellen.
Bei Differenzen zwischen Voranmeldungen und Steuererklärungen sollte schnell gehandelt werden. Dies vermeidet eine unnötige Verlängerung der Prüfung.
Bei Unsicherheiten ist es klug, professionellen Rat zu suchen. Die Hilfe eines Steuerberaters kann Fehler vermeiden und nützliche Hinweise für die Steuerprüfung bringen. Firmen, die früh Gewinne machen, sollten Rücklagen bilden. So schützen sie sich vor finanziellen Schwierigkeiten. Die mindestens einmalige Prüfung innerhalb von zehn Jahren macht eine solide Vorbereitung unverzichtbar.
Fazit
Steuerprüfungen sind essenziell, um Steuergerechtigkeit zu gewährleisten. Unternehmen müssen daher immer vorbereitet sein. Eine ordentliche Buchführung und ein effizientes internes Kontrollsystem (IKS) schützen vor hohen Nachzahlungen und Strafen.
Bei Kleinstunternehmen finden Steuerprüfungen etwa alle 18 Jahre statt. Im Gegensatz dazu werden Großunternehmen häufiger kontrolliert. Die Prüfungsdauer reicht von einem Tag bis zu mehreren Monaten. Ab dem 1. Januar 2024 werden neue Kriterien für die Unternehmensgröße festgelegt.
Unstimmigkeiten in den Unterlagen können zu geschätzten Nachzahlungen und im Extremfall zu Steuerstrafverfahren führen. Es ist wesentlich, alle Belege sorgfältig zu archivieren. Ein Tax Compliance Management System (Tax CMS) in Kombination mit einem starken IKS minimiert Risiken.
Eine umfassende Vorbereitung ist entscheidend, um Steuerprüfungen erfolgreich zu überstehen. Unternehmen, die ihre Buchhaltung korrekt führen, stehen bei Prüfungen gut da. Dies reduziert das finanzielle Risiko erheblich.